Jak to się dzieje?

W teorii – pracownicy dobrze pracują, bo wiedzą po co to robią. Z jednej strony, chodzi o rozwijanie swoich mocnych stron i o zaufanie do mocnych stron swoich kolegów, a z drugiej – o pracę dla wspólnego dobra firmy, którą się realnie tworzy i którą się zwyczajnie lubi.

Pojęcie turkusowego zarządzania zostało wprowadzone przez Frederica Laloux w książce pt. „Pracować inaczej”. Co ciekawe jednak, wiele turkusowych organizacji istnieje, nie wiedząc o sobie nawzajem i o twórcy pojęcia. Po prostu, wszyscy zapragnęli stworzyć alternatywny styl pracy, w której najważniejsi będą ludzie i wzajemne zaufanie.

Jeśli zatem zakładasz lub prowadzisz firmę, trafiasz na idee turkusu i czytasz o niej z wypiekami na twarzy, a po przeczytaniu wszystkiego postanawiasz: „Idę w to!” – to prawdopodobnie zaraz potem pojawi się pytanie: „Ale jak się do tego zabrać?” oraz „Czy wzajemne zaufanie jako podstawa współpracy i brak hierarchicznej struktury wyłączają formalności, umowy, regulaminy … i pomoc prawnika?”

W mojej ocenie, pomoc prawnika przyda się tutaj, tak jak w każdej innej firmie. Prawnik musiałby jednak rozumieć, że turkusowe zarządzanie wynika z określonego światopoglądu i że wszystkie formalności mają jedynie odzwierciedlać przyjęty model, zapewniać przejrzystość współpracy i zgodność z prawem, a nie w jakikolwiek sposób utrudniać lub komplikować stosunki w firmie.

Gdzie zatem na pewno przyda się prawna pomoc?

Po pierwsze, już przy rozmowie kwalifikacyjnej. W modelowych, turkusowych firmach, rekrutacji nie prowadzi bowiem (wyłącznie) dział HR, ale (również) sami pracownicy, którzy będą następnie współpracować z wybraną osobą. I to oni najlepiej wiedzą jakie kompetencje im się przydadzą i to oni będą potrafili ocenić czy dana osoba zaaklimatyzuje się w ich zespole. Z prawnego punktu widzenia, oznacza to, że dane osobowe potencjalnych kandydatów do pracy nie trafiają wyłącznie do pracownika HR, lecz do wszystkich zainteresowanych współpracowników. Oczywiście, da się to wytłumaczyć modelem funkcjonowania firmy, ale nie wyłącza to obowiązku odpowiedniego nadania upoważnień do przetwarzania danych i opisania procedury dostępu do danych osobowych kandydatów tak, aby pozostać w zgodzie z RODO.

Po drugie, pomoc prawnika przyda się przy określaniu podstaw współpracy z zespołem. Możemy bowiem podpisać klasyczną umowę o pracę, umowę o dzieło, umowę zlecenia, umowę o współpracy B2B lub nadać pracownikowi status wspólnika.

Najbliższa idei turkusu jest ostatnia opcja i zaangażowanie w strukturę właścicielską firmy. Najbardziej odległa jest, z kolei, klasyczna umowa o pracę, bo w końcu Kodeks pracy wyraźnie wskazuje elementy, od których w tym modelu się odchodzi (kierownictwo pracodawcy, sztywne określenie obowiązków, system kar porządkowych i dyscyplinarnych itp.). Nie każdy z pracowników będzie jednak gotowy do całkowitego uzależnienia swojego wynagrodzenia od sytuacji finansowej firmy i zrezygnowania z komfortowej umowy. Punktem wyjścia zawsze powinna być rozmowa lidera z pracownikiem i wspólne zastanowienie się, który z dostępnych wariantów zagwarantuje największą chęć do pracy. Bo przecież tylko o to chodzi. Ważne jest przelanie na papier i ubranie w dozwolone konstrukcje prawne faktycznych założeń stron. I taka będzie tu rola prawnika.

Ponadto, przy okazji istniejących umów, zawsze można stopniowo wprowadzać elementy turkusu i np. odejść od złożonego systemu stanowisk, gwarantując wszystkim jeden tytuł „pracownik”, a w samej umowie bardziej skoncentrować się na opisie pełnionej funkcji w firmie, a nie na sztywnym wyliczaniu obowiązków. W przypadku zawierania klasycznych umów o pracę, zbyt elastyczne podejście do umowy może się jednak spotkać z brakiem zrozumienia ze strony Państwowej Inspekcji Pracy. Kodeks pracy wyraźnie bowiem przewiduje, że umowa o pracę powinna określać „rodzaj pracy” np. poprzez wskazanie stanowiska pracy, specjalności lub czynności, które ma wykonywać pracownik. W tej sytuacji, doradzałabym zatem indywidualne i wnikliwe podejście do każdego przypadku.

W stosunkach z pracownikami można również stopniowo zastępować premie uznaniowe udziałem w zyskach firmy. Dla zapewnienia skuteczności, procedura ta powinna jednak zostać szczegółowo i prawidłowo opisana. W przypadku wypłat w formie pieniężnej, należy precyzyjnie określić pojęcie zysku, a w modelowym układzie zapewnić również dostęp do określonych dokumentów finansowych firmy. Natomiast w przypadku przyznawania udziałów lub akcji w spółce, należy mieć na względzie przepisy Kodeksu spółek handlowych oraz postanowienia samej umowy spółki. Najczęściej podwyższa się kapitał zakładowy spółki poprzez ustanowienie nowych udziałów dla dotychczasowych lub nowych wspólników. Należy jednak pamiętać, że procedura ta niejednokrotnie będzie wymagała udziału notariusza, i to nawet w przypadku, gdy postanowienia umowy spółki przewidują możliwość podwyższenia kapitału zakładowego w formie zwykłej, pisemnej uchwały. W orzecznictwie wskazuje się bowiem, że udział rejenta będzie konieczny również wtedy, gdy zamierzamy przyznać nowe udziały innym osobom i w innych proporcjach niż jedynie dotychczasowym wspólnikom w stosunku do ich dotychczasowych udziałów (tak: uchwała Sądu Najwyższego z dnia 17 stycznia 2013 roku, III CZP 57/12).

A co z regulaminem pracy? Jak go zredagować w sytuacji, w której przepisy prawa tego wymagają? Tutaj, istotne jest szczegółowe opisanie faktycznych zasad funkcjonowania firmy, w tym m.in. warunków przebywania na terenie zakładu pracy oraz przyjętego sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy. Turkusowe firmy często decydują się na elastyczne godziny pracy lub zapewniają pracownikom możliwość pracy zdalnej np. w formie home office. Zaufanie zaufaniem, ale dobra regulacja i zapewnienie bezpiecznego dostępu do danych firmowych z dowolnego miejsca na świecie (z uwzględnieniem RODO) są w tym zakresie niezbędne.

Wiele turkusowych firm dofinansowuje koszty transportu do biura, w tym np. dokładają się do zakupu rowerów. Firmy inwestują również w swoich pracowników poprzez finansowanie im szkoleń, studiów podyplomowych, sesji z coachem biznesowym itp. Czy warto zawierać w tym zakresie pisemną umowę?

Art. 1034 § 1 Kodeksu pracy stanowi, że pracodawca zawiera z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki stron na piśmie, jednak, po pierwsze, jest to forma zastrzeżona bez rygoru nieważności, a po drugie – § 3 w/w artykułu stanowi, że nie ma obowiązku zawarcia umowy, o której mowa w § 1, jeżeli pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

W mojej ocenie, warto jednak zawrzeć odpowiednią umowę, pomimo braku wyraźnego, ustawowego obowiązku. I nie chodzi tu o zakładanie najczarniejszego scenariusza, w którym dobry pracodawca inwestuje w specjalistyczne szkolenia, a zły pracownik odchodzi z całą wiedzą, aby wykorzystać ją u konkurencji. Chodzi o uwzględnienie również sytuacji neutralnych (przeprowadzka, choroba, zmiana pracy ze względu na chęć rozwoju i nowych wyzwań) i uregulowanie kwestii ewentualnych wzajemnych rozliczeń lub zakazu konkurencji już na początku współpracy.

Oczywiście, w bieżącym funkcjonowaniu turkusowej firmy, tak jak w każdej innej firmie, pomoc prawnika przyda się również w wielu innych sytuacjach, a powyższe wyliczenie ma jedynie przykładowy charakter. Ważne jest jednak, aby wraz z odejściem od modelu wszystkowiedzącego-szefa odejść również od modelu prawnika-formalisty, który tworzy nikomu niepotrzebne dokumenty w języku zrozumiałym tylko dla niego. Pamiętajcie, że prawnikowi również zależy na sprawnym funkcjonowaniu firmy,

Artykuł Prawnik w TURKUSOWEJ FIRMIE pochodzi z serwisu Studio Adwokackie.

Z prawnego punktu widzenia pojawia się pytanie za czy taka oryginalna koncepcja na sklep korzysta w ogóle z ochrony? I co zrobić w przypadku kopiowania naszych pomysłów przez konkurencję?

Zacznę od uchwycenia pojedynczych elementów concept storu, które mogą podlegać ochronie prawnej.

I tak, bez wątpienia, ochronie może podlegać asortyment sklepu.

Ubrania od projektantów, biżuteria, buty, wymyślne rzeźby lub obrazy, w świetle prawa, najprawdopodobniej będą utworami. Definicja utworu obejmuje bowiem każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze, ustalony w jakiejkolwiek postaci, niezależnie od wartości, przeznaczenia i sposobu wyrażenia. Aby dane dzieło mogło zostać uznane za utwór powinno charakteryzować się oryginalnością i indywidualnością.

Utwory korzystają z ochrony prawnej z mocy prawa, niezależnie od zamiaru twórcy, podpisania utworu, zadeklarowania objęcia go ochroną czy zgłoszenia do odpowiedniej organizacji zbiorowego zarządzania. Oznacza to, nie istnieje żadna procedura stwierdzania, czy dany wytwór jest utworem i czy podlega ochronie prawno-autorskiej. Wystarczające jest uzyskanie w/w cech.

W przypadku bezprawnego kopiowania naszego produktu, w pierwszej kolejności – to my sami będziemy musieli przekonać przeciwnika, że narusza nasze prawa autorskie i że powinien z tym skończyć. Jako twórcy, mamy bowiem prawo do wyłącznego korzystania z utworu i pobierania za niego wynagrodzenia. W przypadku nieugiętego stanowiska konkurencji – spór będzie musiał jednak rozstrzygnąć sąd.

Poszczególne elementy asortymentu sklepu mogą zostać również zarejestrowane jako wzory przemysłowe i korzystać z pełniejszej, niż prawno-autorska, ochrony prawnej.

Wzorem przemysłowym jest nowa i posiadająca indywidualny charakter postać wytworu lub jego części, nadana mu w szczególności przez cechy linii, konturów, kształtów, kolorystykę, fakturę lub materiał wytworu oraz przez jego ornamentację. Istotne są zatem cechy zewnętrzne wytworu i wrażenia estetyczne, czyli tzw. design. Przy wzorach przemysłowych bez znaczenia pozostają cechy techniczne bądź użytkowe produktu. Jako wzór przemysłowy może być chroniony np. kształt mebli, wystrój sklepu lub witryny sklepowej, fason odzieży itp.

W celu uzyskania ochrony jako wzór przemysłowy należy spełnić określone warunki.

I tak, po pierwsze – wytwór, który chcemy objąć ochroną (np. określone meble lub odzież) musi posiadać indywidualny charakter tzn. nie możemy mieć wrażenia, że widzieliśmy coś podobnego u konkurencji. Po drugie – nasze meble lub odzież muszą być nowe tzn. że przed datą zgłoszenia ich do Urzędu Patentowego, identyczny wzór nie został publicznie udostępniony np. poprzez wystawienie go na sprzedaż w concept storze lub zareklamowanie produktu na firmowej stronie lub w katalogu. Jeśli jednak odkryjemy niesamowitą popularność designerskich towarów w naszym sklepie już po ich ujawnieniu – być może jeszcze nic straconego. Ustawa stanowi bowiem, że nie niweczy przesłanki nowości ujawnienie wzoru w terminie 12 miesięcy przed dokonaniem formalnego zgłoszenia. Dostrzegając zatem wyjątkowy potencjał danego produktu w concept storze zawsze warto mieć z tyłu głowy w/w termin, którego zachowanie pozwoli nam na uzyskanie monopolu na wykorzystywanie określonego kształtu mebli lub fasonu odzieży w obrocie gospodarczym.

Rejestrując wzór przemysłowy uprawniony nabywa prawo do wyłącznego korzystania z niego w sposób zarobkowy lub zawodowy (na całym obszarze RP lub w UE – w zależności od tego czy zgłoszenia dokonamy przed Urzędem Patentowym RP czy Urzędem Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej (EUIPO)) i zakazania osobom trzecim wytwarzania, oferowania, wprowadzania do obrotu, importu, eksportu lub używania podobnych produktów (wytworów, w którym wzór jest zawarty). Zarejestrowany wzór stanowi zatem aktyw handlowy i skutecznie może chronić twórcę przed kopiowaniem i podrabianiem jego produktów.

Ochronie prawnej w concept storze może także podlegać wystrój sklepu lub witryny sklepowej. Może on bowiem również zostać zarejestrowany jako wzór przemysłowy, jeśli jest nowy i „designerski” (przez „cechy linii, konturów, kształtów, kolorystykę, fakturę lub materiał wytworu oraz przez jego ornamentację”). W takim przypadku, nasza sytuacja prawna wobec kopiujących nasze pomysły konkurentów będzie korzystniejsza, o co warto zadbać, mając na względzie, że wystrój sklepu i witryny często mają zasadnicze znaczenie i nadają miejscu oryginalny charakter. A oryginalność zawsze warto chronić.

Wystrój i układ sklepu może być również uznany za znak towarowy. Takie stwierdzenie zapadło na gruncie sprawy Apple (Apple Inc przeciwko Deutsches Patent und Markenamt przed Trybunałem Sprawiedliwości Unii Europejskiej, wyrok o sygn. akt C-421/13). Sprawa dotyczyła objęcia ochroną wystroju sieci salonów sprzedażowych Apple na terenie całej UE. Według Trybunału Sprawiedliwości UE, aby zarejestrować przedmiot jako znak towarowy zgłoszenie do rejestracji powinno spełniać trzy przesłanki:

1) musi stanowić oznaczenie,
2) oznaczenie to powinno dać się wyrazić w formie graficznej (może być w formie „zwykłego rysunku bez wskazania rozmiaru ani proporcji zagospodarowania powierzchni sprzedażowej towarów”, jak było w w/w sprawie),
3) oznaczenie to powinno umożliwiać odróżnianie „towarów” lub „usług” jednego przedsiębiorstwa od towarów lub usług innych przedsiębiorstw.

Jeśli zatem tak jak Apple’owi zależy nam na jednolitym wizerunku swojej marki i zaaranżowaniu układu swoich sklepów według jednego, indywidualnego schematu – powinniśmy pomyśleć o rejestracji przestrzennego znaku towarowego.

Oczywiście, zalecane jest również, aby samo logo i nazwa concept storu były zarejestrowane jako znaki towarowe. Osobiście uważam, ze rejestracja tego typu to podstawa, które daje nam najpełniejszą ochronę i monopol na używanie określonego znaku towarowego w sposób zarobkowy lub zawodowy w terenie Polski lub całej UE.

No dobrze, a co z ochroną prawną concept storu jako takiego? Czy możemy wszystkie elementy składowe naszej koncepcji objąć zbiorczą ochroną?

Zbiorcza ochrona jest nam zagwarantowana przez ustawę o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, która zakazuje konkurentom działać sprzecznie z prawem lub dobrymi obyczajami, jeżeli tym samym zagrażają lub naruszają nasze interesy. Chodzi tu zatem o wszelkie sytuacje, w których np. konkurencja oznaczałaby swoje przedsiębiorstwo, towary lub usługi w sposób podobny do naszych i czerpałaby korzyści z naszych pomysłów.

Udowodnienie powyższego naruszenia często będzie jednak trudniejsze niż w przypadku korzystania przez nas z opisywanych powyżej praw wyłącznych (znaków towarów czy wzorów przemysłowych), dających prawo wyraźnego monopolu na korzystanie z określonych oznaczeń i produktów.

W tym miejscu, warto również zalecić wyraźnie zastrzeganie tajemnicy przedsiębiorstwa oraz określanie zakazu konkurencji dla wszystkich kluczowych współpracowników, którzy mają dostęp do informacji poufnych naszej działalności. Oczywiście, w tym zakresie nie mówimy już o elementach concept storu widocznych gołym okiem, lecz o wszystkich czynnikach, które wpływają na taką, a nie inną atmosferę w sklepie.

Ochronie jako tajemnica przedsiębiorstwa nie polegałby zatem wygląd witryny, lecz lista dostawców i wykonawców osób, które przyczyniły się do takiego wyglądu, a także warunki współpracy z nimi. Analogicznie, należałoby zastrzec poufność listy i warunków współpracy ze wszystkimi stałymi klientami sklepu, z twórcami wystawiającymi swoje produkty na sprzedaż czy z podmiotami odpowiedzialnymi za wystrój wnętrz (w tym również zapach!) naszego sklepu. Tajemnicą przedsiębiorstwa są bowiem m. in. nieujawnione do wiadomości publicznej informacje handlowe czy organizacyjne przedsiębiorstwa, ale tylko w sytuacji, w której przedsiębiorca zachował należytą staranność w celu zachowania ich poufności. Podpisanie odpowiednich umów powinno być zatem niezbędnym elementem ochrony prawnej naszej działalności.

Artykuł Prawna ochrona CONCEPT STORÓW pochodzi z serwisu Studio Adwokackie.