Ostatnio coraz częściej stykam się z tematem turkusowych firm, w których stawia się na wolność, zaufanie i partnerską współpracę. W organizacjach tych odrzuca się hierarchiczną strukturę kierowniczą, nikt nie wydaje poleceń, nie ma współzawodnictwa, systemu premii czy kar. Tutaj nikt nie jest formalnym szefem, a zespół sam podejmuje decyzje co do własnej pracy. I to z korzyściami dla firmy.

Jak to się dzieje?

W teorii - pracownicy dobrze pracują, bo wiedzą po co to robią. Z jednej strony, chodzi o rozwijanie swoich mocnych stron i o zaufanie do mocnych stron swoich kolegów, a z drugiej - o pracę dla wspólnego dobra firmy, którą się realnie tworzy i którą się zwyczajnie lubi.

Pojęcie turkusowego zarządzania zostało wprowadzone przez Frederica Laloux w książce pt. "Pracować inaczej". Co ciekawe jednak, wiele turkusowych organizacji istnieje, nie wiedząc o sobie nawzajem i o twórcy pojęcia. Po prostu, wszyscy zapragnęli stworzyć alternatywny styl pracy, w której najważniejsi będą ludzie i wzajemne zaufanie.

Jeśli zatem zakładasz lub prowadzisz firmę, trafiasz na idee turkusu i czytasz o niej z wypiekami na twarzy, a po przeczytaniu wszystkiego postanawiasz: "Idę w to!" - to prawdopodobnie zaraz potem pojawi się pytanie: "Ale jak się do tego zabrać?" oraz "Czy wzajemne zaufanie jako podstawa współpracy i brak hierarchicznej struktury wyłączają formalności, umowy, regulaminy … i pomoc prawnika?"

W mojej ocenie, pomoc prawnika przyda się tutaj, tak jak w każdej innej firmie. Prawnik musiałby jednak rozumieć, że turkusowe zarządzanie wynika z określonego światopoglądu i że wszystkie formalności mają jedynie odzwierciedlać przyjęty model, zapewniać przejrzystość współpracy i zgodność z prawem, a nie w jakikolwiek sposób utrudniać lub komplikować stosunki w firmie.

Gdzie zatem na pewno przyda się prawna pomoc?

Po pierwsze, już przy rozmowie kwalifikacyjnej. W modelowych, turkusowych firmach, rekrutacji nie prowadzi bowiem (wyłącznie) dział HR, ale (również) sami pracownicy, którzy będą następnie współpracować z wybraną osobą. I to oni najlepiej wiedzą jakie kompetencje im się przydadzą i to oni będą potrafili ocenić czy dana osoba zaaklimatyzuje się w ich zespole. Z prawnego punktu widzenia, oznacza to, że dane osobowe potencjalnych kandydatów do pracy nie trafiają wyłącznie do pracownika HR, lecz do wszystkich zainteresowanych współpracowników. Oczywiście, da się to wytłumaczyć modelem funkcjonowania firmy, ale nie wyłącza to obowiązku odpowiedniego nadania upoważnień do przetwarzania danych i opisania procedury dostępu do danych osobowych kandydatów tak, aby pozostać w zgodzie z RODO.

Po drugie, pomoc prawnika przyda się przy określaniu podstaw współpracy z zespołem. Możemy bowiem podpisać klasyczną umowę o pracę, umowę o dzieło, umowę zlecenia, umowę o współpracy B2B lub nadać pracownikowi status wspólnika.

Najbliższa idei turkusu jest ostatnia opcja i zaangażowanie w strukturę właścicielską firmy. Najbardziej odległa jest, z kolei, klasyczna umowa o pracę, bo w końcu Kodeks pracy wyraźnie wskazuje elementy, od których w tym modelu się odchodzi (kierownictwo pracodawcy, sztywne określenie obowiązków, system kar porządkowych i dyscyplinarnych itp.). Nie każdy z pracowników będzie jednak gotowy do całkowitego uzależnienia swojego wynagrodzenia od sytuacji finansowej firmy i zrezygnowania z komfortowej umowy. Punktem wyjścia zawsze powinna być rozmowa lidera z pracownikiem i wspólne zastanowienie się, który z dostępnych wariantów zagwarantuje największą chęć do pracy. Bo przecież tylko o to chodzi. Ważne jest przelanie na papier i ubranie w dozwolone konstrukcje prawne faktycznych założeń stron. I taka będzie tu rola prawnika.

Ponadto, przy okazji istniejących umów, zawsze można stopniowo wprowadzać elementy turkusu i np. odejść od złożonego systemu stanowisk, gwarantując wszystkim jeden tytuł "pracownik", a w samej umowie bardziej skoncentrować się na opisie pełnionej funkcji w firmie, a nie na sztywnym wyliczaniu obowiązków. W przypadku zawierania klasycznych umów o pracę, zbyt elastyczne podejście do umowy może się jednak spotkać z brakiem zrozumienia ze strony Państwowej Inspekcji Pracy. Kodeks pracy wyraźnie bowiem przewiduje, że umowa o pracę powinna określać „rodzaj pracy” np. poprzez wskazanie stanowiska pracy, specjalności lub czynności, które ma wykonywać pracownik. W tej sytuacji, doradzałabym zatem indywidualne i wnikliwe podejście do każdego przypadku.

W stosunkach z pracownikami można również stopniowo zastępować premie uznaniowe udziałem w zyskach firmy. Dla zapewnienia skuteczności, procedura ta powinna jednak zostać szczegółowo i prawidłowo opisana. W przypadku wypłat w formie pieniężnej, należy precyzyjnie określić pojęcie zysku, a w modelowym układzie zapewnić również dostęp do określonych dokumentów finansowych firmy. Natomiast w przypadku przyznawania udziałów lub akcji w spółce, należy mieć na względzie przepisy Kodeksu spółek handlowych oraz postanowienia samej umowy spółki. Najczęściej podwyższa się kapitał zakładowy spółki poprzez ustanowienie nowych udziałów dla dotychczasowych lub nowych wspólników. Należy jednak pamiętać, że procedura ta niejednokrotnie będzie wymagała udziału notariusza, i to nawet w przypadku, gdy postanowienia umowy spółki przewidują możliwość podwyższenia kapitału zakładowego w formie zwykłej, pisemnej uchwały. W orzecznictwie wskazuje się bowiem, że udział rejenta będzie konieczny również wtedy, gdy zamierzamy przyznać nowe udziały innym osobom i w innych proporcjach niż jedynie dotychczasowym wspólnikom w stosunku do ich dotychczasowych udziałów (tak: uchwała Sądu Najwyższego z dnia 17 stycznia 2013 roku, III CZP 57/12).

A co z regulaminem pracy? Jak go zredagować w sytuacji, w której przepisy prawa tego wymagają? Tutaj, istotne jest szczegółowe opisanie faktycznych zasad funkcjonowania firmy, w tym m.in. warunków przebywania na terenie zakładu pracy oraz przyjętego sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy. Turkusowe firmy często decydują się na elastyczne godziny pracy lub zapewniają pracownikom możliwość pracy zdalnej np. w formie home office. Zaufanie zaufaniem, ale dobra regulacja i zapewnienie bezpiecznego dostępu do danych firmowych z dowolnego miejsca na świecie (z uwzględnieniem RODO) są w tym zakresie niezbędne.

Wiele turkusowych firm dofinansowuje koszty transportu do biura, w tym np. dokładają się do zakupu rowerów. Firmy inwestują również w swoich pracowników poprzez finansowanie im szkoleń, studiów podyplomowych, sesji z coachem biznesowym itp. Czy warto zawierać w tym zakresie pisemną umowę?

Art. 1034 § 1 Kodeksu pracy stanowi, że pracodawca zawiera z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki stron na piśmie, jednak, po pierwsze, jest to forma zastrzeżona bez rygoru nieważności, a po drugie - § 3 w/w artykułu stanowi, że nie ma obowiązku zawarcia umowy, o której mowa w § 1, jeżeli pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

W mojej ocenie, warto jednak zawrzeć odpowiednią umowę, pomimo braku wyraźnego, ustawowego obowiązku. I nie chodzi tu o zakładanie najczarniejszego scenariusza, w którym dobry pracodawca inwestuje w specjalistyczne szkolenia, a zły pracownik odchodzi z całą wiedzą, aby wykorzystać ją u konkurencji. Chodzi o uwzględnienie również sytuacji neutralnych (przeprowadzka, choroba, zmiana pracy ze względu na chęć rozwoju i nowych wyzwań) i uregulowanie kwestii ewentualnych wzajemnych rozliczeń lub zakazu konkurencji już na początku współpracy.

Oczywiście, w bieżącym funkcjonowaniu turkusowej firmy, tak jak w każdej innej firmie, pomoc prawnika przyda się również w wielu innych sytuacjach, a powyższe wyliczenie ma jedynie przykładowy charakter. Ważne jest jednak, aby wraz z odejściem od modelu wszystkowiedzącego-szefa odejść również od modelu prawnika-formalisty, który tworzy nikomu niepotrzebne dokumenty w języku zrozumiałym tylko dla niego. Pamiętajcie, że prawnikowi również zależy na sprawnym funkcjonowaniu firmy,